ضبابية وسوء الفهم الإداري

قد يقترب منك موظف ما، تبدو عليه أمارات النزق، إذ يمسك المعاملة الموجودة فوق مكتبك أو التي بين يديك، ثم يجذبها عنوة، ضارباً أسس مهارات العمل المكتبي وحيثياته. فماذا أنت فاعل؟ سؤال يكاد يستعصي على كثير من المسؤولين والمديرين ورؤساء الأقسام، ويربك المفهوم الجاد في كيفية تسيير العمل الإداري المنظم. ويحدث بلبلة ضوضائية لا تُرضى العمل في كل نواحيه وحيثياته .. ثلاثة مفاهيم إن كشفنا معطياتها وأسبابها فلا شك أنها تجنب الإدارة كثيراً من المشاكل التي يرى البعض أنها هامشية، لكن يظل وقعها سلبياً وسيئاً على مزاج ونفسية الموظفين. 1- سوء فهم. 2- ضبابية المحتوى. 3- اضمحلال الشفافية. 1- سوء الفهم: تتشكل بين طرفين: الموظف 20 في المئة والمراجع 80 في المئة لكونه لم يلتزم بأصول الخدمة ومسار الأعراف المدنية وفلسفيات المكاتب، والتشريعات الإدارية التي تحث على احترام حقوق الموظفين .. والالتزام بتعليماتهم، والعمل على إنجاز معاملات المراجعين بسهولة ويسر دون تعقيد روتيني. 2- ضبابية المحتوى: أي معاملة، سواء أكانت ورقية أو إلكترونية، تمر في مراحل عديدة، الاطلاع على المحتوى، مطابقة للعرف إضافة إلى النظم المتبعة في المنشأة كـ(مصنع – متجر – مخزن – مركز طبي – دور زراعي – دور جامعي إلخ)، معظم المعاملات تندرج ضمن الموافقة المبدئية التي تمر في مراحل روتينية، إثر عرضها على المسؤولين وهكذا دواليك. وقد يتخلل بعضاً من الأضابير والمعاملات نقص في أوراق ثبوتية أو توقيع صاحب العلاقة، وصلاحية التاريخ والمضي بها طبقاً للتسلسل الإداري الذي يعمل به، وأي شرخ في المعاملة يجعلها ناقصة فلا يستطاع الإنجاز والمضي بها قدماً. وهذا سبب كافٍ في تشكل العلاقة السلبية لدى المراجع، والذي لم يعِ ويتفهم مسلكيات الأعمال الإدارية ورواجها بالشكل الصحيح السليم. 3- اضمحلال الشفافية: يرتكز هذا البند، والذي يعتبر استشفاف مرونة الحل والتي تعرف بعلوم الإدارة Flexible Response حيث تبرز نسبية الإنجاز في مراحلها الأخيرة، في تبيان وإيضاح القوانين والنظم القائمة في المصلحة بما يتناسب مع السياسية المعتمدة، والتي تسهم في دور فعال من قبل المراجعين واستلهام الحلول الناجعة، فلا يضطر المراجع إلى إذكاء أي مبادرة سلبية تجاه معاملته إذا لم تفِ بالشروط والأحكام المتبعة داخل المنظومة والمؤسسة. إذ إن الشفافية Transparency في الطرح يكمن في طياتها وبطونها الحل السليم المناسب وفهم المحتوى بحذافيره من الألف إلى الياء. وبهذا تكون الإدارة قد رسمت لها معطيات إيجابية مرضية في التعامل مع الموظفين والمراجعين على حد سواء.